Så blir du mer effektiv med interstitial journaling
Jag snubblade över ordet i en artikel jag läste för ett tag sedan. Rubriken var: “Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity”. Jag och började läsa. Först måttligt intresserad. Sedan med ökat intresse.
Interstitial journaling var ordet. Eller mellanliggande ögonblicks-dagbok som jag efter några googlingar kom fram till att den svenska översättningen var och vilket jag personligen tycker låter charmigare. Visserligen har jag en förkärlek till svenska ord och tycker, liksom min gamla universitetsprofessor Erik, att “den sablars anglifieringen har gått för långt”. Till Eriks besvikelse kommer jag dock hålla mig till det anglofierade namnet då det låter mer catchy. Och är kortare. Hur som haver…
Interstitial journaling är alltså en metod som gör dig mer effektiv i ditt arbete. Här är fyra anledningar varför:
- Du får uppfattning om hur lång tid arbetsuppgifter tar
- Du motverkar multitasking
- Du lär dig hur ditt jobb-jag fungerar
- Du rensar hjärnan mellan arbetsuppgifter
Hmm, spännande? Låt oss kika närmare på de olika fördelarna.
Så tidsestimerar du arbetsuppgifter bättre
Tanken med interstitial journaling är att man i början av varje arbetsdag, och i övergångarna mellan dina arbetsuppgifter, skriver några rader i en bok, ett block, eller på en dator. Och ja, man måste skriva ner alla arbetsuppgifter, förutom de som är så pass små eller enkla att man kan klumpa ihop dem.
Så här kan det se ut:
08.00. Dags att starta dagen. Jag mår bra idag, har lite huvudvärk dock, så får kanske ta pauser från datorn då och då för att inte överanstränga mig. Första arbetsuppgiften idag är att skriva det där blogginlägget om interstitial journaling.
08.22. Började att skriva på blogginlägget, det gick bra jag hade flow. Men sen kom jag på att jag skulle svara på mejlet som X skrev om Y. Det tog 10 min att svara. Nu ska jag fortsätta med blogginlägget.
09.30. Klar med blogginlägget. Det tog 1,5 timma, fast jag blev ju avbruten av mejlet som jag skrev till X, annars hade det kanske snabbare.
Genom att skriva upp alla arbetsuppgifter under dag blir det tydligt hur ofta man blir avbruten av småsaker och hur lätt det är att bli distraherad. Man kan på så sätt vidta åtgärder för att motverka distraktionerna, till exempel genom att pausa notiser på datorn och mobilen. Man får också ett mått på hur lång tid det tar att utföra arbetsuppgifter. Typ “aha, det tog 1,5 timme att skriva ett blogginlägg, då hinner jag skriva ett till innan det där mötet jag har om två timmar”.
Så motverkar du multitasking
Genom att skriva upp alla uppgifter man utför på en dag, och jag upprepar, alla uppgifter, så inser man att sablars vad ofta jag blir avbruten för att göra småsaker som att svara på meddelanden eller fixa den där 5-minuters grejen som kollegan bad om. Även om vi tror att vi är duktiga på att multitaska, så tappar vi både fokus och energi i bytena och det vinner ingen på.
Inte bara inser man hur ofta man blir avbruten när man skriver det ned, men det fiffigaste med interstitial journaling är att om man skulle skriva ned varje liten arbetsuppgift som man utför så hade man behövt skriva väldigt ofta. Och det orkar man ju inte, så man undviker att multitaska för att inte behöva skriva upp det - win win!
Så lär du dig hur ditt jobb-jag fungerar
Vill man ta interstitial journaling steget längre än att bara skriva upp vilka arbetsuppgifter man utför, så kan man även addera några rader om ens prestation. Hur gick det att utföra arbetsuppgiften? Gick det bättre eller sämre än vad jag hade förväntat mig? Är jag nöjd med resultatet? Vad kunde jag gjort annorlunda?
Kanske märker du, när du skrivit samma självkritiska rader om dina prestationer ett antal gånger, att du är hårdare mot dig själv än vad andra i din jobb-omgivning är. Kanske märker du att du känner dig extra glad och smart när du utför en viss typ av arbetsuppgift - fundera på om du kan utföra den typen av arbetsuppgifter oftare. Eller tvärtom; vilka arbetsuppgifter tycker du inte om att utföra? Måste just du utföra den arbetsuppgiften? Skriv, lyssna, agera.
Så rensar du hjärnan mellan arbetsuppgifter
Det flesta av oss behöver bli bättre på att ta pauser (ja, du också). Även om vi tror oss kunna hoppa mellan arbetsuppgifter med fokuset i behåll så är det otroligt energikrävande. Kanske märker man inte hur mycket energi som förbrukas under arbetsdagen, men man märker det istället när man stupar i soffan på kvällen, eller när man inte orkade gå på den där promenaden på eftermiddagen som man hade planerat.
Interstitial journaling bidrar med välbehövliga pauser, och det bästa av allt är att pauserna är produktiva i sig. Man vilar inte bara hjärnan och laddar om batterierna för nästa uppgift - men om man också skriver ett par rader om hur det gick att utföra arbetsuppgifterna så lär man känna dig själv samtidigt. Efter ett tag kommer man att hitta mönster i hur ens jobb-jag fungerar, vilka strategier som fungerar för en, och bit efter bit lägger man ihop pusselbitarna som kan leverera ens alldeles egna, skräddarsydda lösning på hur man blir mer effektiv!
