Så blir du mer effektiv med interstitial journaling

2022-04-07

Jag snubblade över ordet i en artikel jag läste för ett tag sedan. Rubriken var: Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity. Jag och började läsa. Först måttligt intresserad. Sedan med ökat intresse.  Interstitial journaling var ordet. Eller mellanliggande ögonblicks-dagbok som jag efter några googlingar kom fram till att den svenska översättningen var och vilket jag personligen tycker låter charmigare. Visserligen har jag en förkärlek till svenska ord och tycker, liksom min gamla universitetsprofessor Erik, att “den sablars anglofieringen har gått för långt”. Till Eriks besvikelse kommer jag dock använda mig av det anglofierade namnet i det här blogginlägget då det låter mer catchy. Och är kortare. Hur som haver…  Interstitial journaling är alltså en metod som gör dig mer effektiv i ditt arbete. Här är fyra anledningar varför:  Du får uppfattning om hur lång tid arbetsuppgifter tar Du motverkar multitasking  Du lär dig hur ditt jobb-jag fungerar  Du rensar hjärnan mellan arbetsuppgifter  Låter det spännande? Då kikar vi närmre på de olika fördelarna tycker jag.  Så tidsestimerar du arbetsuppgifter bättre Tanken med interstitial journaling är att man i början av varje arbetsdag och i övergångarna mellan uppgifter skriver ned alla arbetsuppgifter som man påbörjar. Skriv ned detta i en bok, ett block, eller på en dator. Och ja, man måste skriva ner alla arbetsuppgifter, även det där mejlet som tog tre minuter att skriva och skicka. Så här kan det se ut:  08.00. Dags att starta dagen. Första arbetsuppgiften är att skriva det där blogginlägget om interstitial journaling.  08.22. Började att skriva på blogginlägget, det gick bra jag hade flow. Men sen kom jag på att jag skulle svara på mejlet som X skrev om Y. Det tog 20 min att svara på. Nu ska jag fortsätta med blogginlägget.  10.30. Klar med blogginlägget. Det tog mig ca två timmar, hade jag inte blivit avbruten med att skriva mejlet till X hade det kanske gått snabbare.   Genom att skriva ned alla arbetsuppgifter under dag blir det tydligt hur ofta man blir avbruten av småsaker och hur lätt det är att bli distraherad. Man kan på så sätt vidta åtgärder för att motverka distraktionerna, till exempel genom att pausa notiser på datorn och mobilen. Man får också ett mått på hur lång tid det tar att utföra arbetsuppgifter. Typ “aha, det tog 2 timmar att skriva ett blogginlägg, då hinner jag skriva ett till innan det där mötet jag har klockan 15.00”. Så motverkar du multitasking Genom att skriva ned alla uppgifter man utför på en dag, och jag upprepar: alla uppgifter, så inser man att sablars vad ofta jag blir avbruten för att göra småsaker som att svara på meddelanden eller fixa den där 5-minuters grejen som kollegan bad om. Jag tar mig friheten att påstå att även om vi tror att vi är duktiga på att multitaska, så är vi inte det - vi tappar både fokus och energi i bytena och det vinner ingen på (jag tror i och för sig att jag skulle bli uppbackad av exakt alla effektivitetsforskare i detta påståendet).  En annan fiffig grej med interstitial journaling är att om man skulle skriva ned varje.liten.arbetsuppgift som man utför så hade man behövt skriva väldigt ofta. Och det orkar man ju inte, så man undviker att multitaska för att inte behöva skriva ned det - win win! Så lär du dig hur ditt jobb-jag fungerar Vill man ta interstitial journaling steget längre än att bara skriva upp vilka arbetsuppgifter man utför, så kan man även addera några rader om ens prestation. Hur gick det att utföra arbetsuppgiften? Gick det bättre eller sämre än vad jag hade förväntat mig? Är jag nöjd med resultatet? Vad kunde jag gjort annorlunda?  Kanske märker du, när du skrivit samma självkritiska rader om dina prestationer ett antal gånger, att du är hårdare mot dig själv än vad andra i din omgivning är. Kanske märker du att du känner dig extra glad och smart när du utför en viss typ av arbetsuppgift - fundera på om du kan utföra den typen av arbetsuppgifter oftare. Eller tvärtom; vilka arbetsuppgifter tycker du inte om att utföra? Måste just du utföra den arbetsuppgiften? Skriv, lyssna, och agera.  Så rensar du hjärnan mellan arbetsuppgifter Det flesta av oss behöver bli bättre på att ta pauser. Även om vi tror oss kunna hoppa mellan arbetsuppgifter med fokuset i behåll så är det otroligt energikrävande (än en gång: effektivitetsforskarna är med mig). Kanske märker man inte hur mycket energi som förbrukas under arbetsdagen av att jobba på det här sättet, men man märker det istället när man somnar soffan 18.30, eller när man inte orkade gå på den där promenaden på eftermiddagen som man hade planerat. Interstitial journaling bidrar med välbehövliga pauser, och det bästa av allt är att pauserna är produktiva i sig. Man vilar inte bara hjärnan och laddar om batterierna för nästa uppgift - men om man också skriver ett par rader om hur det gick att utföra arbetsuppgifterna så lär man känna sig själv samtidigt. Efter ett tag kommer man att hitta mönster i hur ens jobb-jag fungerar, vilka arbetssätt som fungerar för en, och bit efter bit lägger man ihop pusselbitarna som kan leverera ens alldeles egna, skräddarsydda lösning på hur man blir mer effektiv!

Läs merarrow

5 saker jag tar med mig från skrivläger

2020-03-07

“Hur härligt låter det inte att kombinera skrivande med yoga?” Exakt så tänkte jag när jag hörde talas om ett skriv- och yogaläger på Asphyttan Metta House. För mig kändes det givet att lägga årets utbildningspott på det! Jag älskar att skriva och skriver mycket i jobbet, men desto mindre fiktion. Min förväntan inför kursen var främst att jag skulle börja skriva mer skönlitterärt igen, eftersom jag tappat bort det lite. Nu i efterhand kan jag säga att kursen levde upp till och översteg mina förväntningar. Här är fem saker skrivlägret lärde mig:

Läs merarrow

15 tips från Johannes Hansen som förändrat mitt liv

2020-03-05

I maj förra året besökte jag YEoS (Young Entrepreneurs of Sweden) årskongress. YEoS är ett nätverk bestående av 200 unga svenska entreprenörer som alla har en dröm att bygga något större än sig själv. På årets årskongress var det en session som berörde mig mer än andra. Johannes Hansen, Sveriges främsta mentala tränare, pratade om stress. Jag antecknade frekvent! Tipsen har han plockat upp av att jobba med högpresterare inom sport och näringsliv, med fokus på deras stress och rehabprogram. Nedan berättar jag om hur jag implementerat dem!

Läs merarrow

Gör som Einstein – schemalägg tänkartid

2019-10-27

Hur mycket av din arbetstid tar du för att tänka, reflektera över saker och fundera på de bästa lösningarna? För mig brukade svaret vara 0. Jag jagade ständigt deadlines och varken hade eller tog mig tiden att höja blicken.

Läs merarrow

Så använder du bokmärken för att effektivisera ditt arbete

2019-10-22

Att byta arbetsuppgift är en av de mest tidsödande sakerna vi kan hålla på med. När man är konsult blir detta ännu mer påtagligt, eftersom man inte bara behöver byta uppgift i många lägen – man behöver även byta kund. För att dessa övergångar ska gå så smidigt som möjligt jobbar jag med några olika taktiker. En sådan är att jag har en bokmärkesmapp för respektive kund, med vilken jag kan öppna alla aktuella webbfönster i ett klick när jag byter till den kunden. På så sätt blir det mycket mindre ställtid mellan olika kunder, eftersom mycket navigering försvinner. Jag ska förklara hur detta fungerar, steg för steg.

Läs merarrow

Personlig utveckling på jobbet - såhär jobbar vi

2019-10-09

“Människor har en inneboende önskan om att växa, utmanas och göra något meningsfullt” säger psykologen Niklas Laninge i en intervju. Studier har även visat att vi trivs som bäst på vårt jobb när vi får utrymme att utvecklas och påverka. Detta gäller däremot inte bara i ens professionella liv, utan även i det privata. Därför jobbar vi med en PDP – Personal Development Plan.

Läs merarrow

Inspiration är överskattat – så skriver du mer och bättre utan den

2019-09-14

“Jag kan inte skriva just nu, jag känner mig inte inspirerad.” Om du är en skrivande person, eller drömmer om att bli en, kan jag nästan garantera att det är ord du sagt om och om igen. Själv har jag gjort det otroligt många gånger! Senast när jag skulle påbörja den här texten, som jag i ärlighetens namn har skjutit upp till sista sekunden, för att jag “inte kände mig inspirerad”. Hur blir man då inspirerad?

Läs merarrow

Så kan du som konsult mejla mer effektivt

2019-08-27

Massor av studier visar att en av våra mest tidskrävande uppgifter är att byta mellan uppgifter. Som konsult är det dåliga nyheter, eftersom mitt jobb kräver att jag växlar både mellan uppgifter och kunder. Det blir extra tydligt för mig när jag går igenom mejlen, eftersom att det är där jag direkt möts av många olika uppgifter och kunder. Därför har jag börjat jobba med etiketter på mejlen och direktlänkar till dem för att bli effektivare. Hittills fungerar det riktigt bra. Jag tar det från början!

Läs merarrow